Les formalités varient selon que l’employeur utilise la DPAE, le TESE ou le CEA.
À quoi sert la DPAE ?
La DPAE permet à l’employeur d’accomplir les déclarations et demandes suivantes :
Déclaration de 1re embauche dans un établissement
Immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage, en cas d’embauche d’un 1er salarié
Demande d’immatriculation du salarié à la CPAM (lorsque celui-ci possède déjà un numéro de sécurité sociale)
Adhésion de l’employeur à un service de santé au travail
Demande de visite d’information et de prévention ou demande d’examen médical d’aptitude à l’embauche
Pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)
Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
Dénomination sociale de l’entreprise (ou nom et prénoms de l’employeur) et adresse de l’établissement
Code APE de l’entreprise
Numéro de Siret de l’établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l’immatriculation est en cours)
Coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend
Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s’il est déjà immatriculé)
Date et heure d’embauche prévisibles
Nature, durée du contrat et de la période d’essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois
Quand et comment transmettre la DPAE ?
Elle doit être transmise à l’ Urssaf avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente.
Pour les autres entreprises, la déclaration sur internet est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier.
Elle est envoyée par télécopie ou par courrier RAR .
Elle doit être transmise à l’ Urssaf dont dépend l’établissement où travaille le salarié avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant.
L’Urssaf n’adresse plus d’accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.
À noter
l’employeur n’a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d’une convention de stage.
Le TESE est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l’employeur.
Le CEA est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l’employeur du milieu associatif.